Hace unos días leí una afirmación del Director del Instituto de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela, D. Carlos Fuente. Una aseveración en la que pienso cada vez que Xelola tiene que organizar un evento: «La organización de eventos que destaquen sobre el resto supone una marca de distinción que las instituciones y empresas agradecen”. Después de leer esta frase me hice una pregunta: ¿Y cómo conseguimos esa distinción? Claramente la respuesta está en la aplicación correcta del Protocolo Oficial.
Normalmente,cuando se plantea un acto las dudas son siempre las mismas: ¿A quién invitamos? ¿Quién preside? ¿Cedemos presidencia? ¿Por qué debemos hacerlo? A lo hora de elegir a nuestros invitados siempre tenemos que tener claro el tipo de acto que estamos organizando. No será la misma lista para una entrega de premios deportivos que una presentación de un nuevo medio de comunicación en nuestra ciudad. No es lo mismo que presentemos un nuevo plan de formación para el empleo en nuestro municipio que queramos organizar la inauguración de un nuevo centro de salud. Siempre deberemos invitar según el sector en el que nos estemos moviendo y saber que aunque debemos cumplir con compromisos muy específicos, la lista de invitados deberá estar dirigida a personas de nuestro interés profesional.
El Invitado de Honor puede jugar un papel importante en la repercusión que pueda tener nuestro acto. Se suele recurrir a personas con relevancia pública o destacada dentro del sector en el que nos estamos moviendo.
Será la figura que haga que tengamos una mayor repercusión, que haya una mayor afluencia de medios de comunicación o que acuda mayor cantidad de público. Deberemos tener cuidado y hacer que pese a su presencia el verdadero protagonista SIEMPRE sea el acto.
El organizador juega un papel fundamental porque es el que diseña y da forma al acto. De él dependerán todos los aspectos a tener en cuenta para su ejecución.
El anfitrión normalmente será el dueño del lugar donde celebremos el acto, aunque en ocasiones también se puede convertir en organizador. Será él, el que decida si quiere o no ceder su primer puesto. La presidencia se puede ceder como máximo dos puestos, nunca más. Teniendo en cuanta que no estamos obligados a cederla, lo haremos por cuestión de cortesía. Aunque con determinadas autoridades del Estado o a nivel autonómico será obligado hacerlo tal y como marcan dos Reales Decretos. EL 235/1999 de 23 de diciembre que dice que el Hble. Sr. President de la Generalitat siempre presidirá los actos que se organicen dentro del territorio valenciano. 
En España, según el Real Decreto 2099/198 dice que, siempre que asistan los miembros de la Casa Real, ellos serán los encargados de ocupar la presidencia. Estos dos Reales Decretos además marcan el orden de precedencias en el que se deberá ordenar a las distintas autoridades tanto en España como en la Comunitat.
Desde el organizador, pasando por Invitado de Honor, Anfitrión e invitados… todos dan forma y hacen real un evento. Darle forma y sentido, depende sólo de nosotros como técnicos de protocolo.